Để cuộc đàm phán thành công và thuận lợi thì bước chuẩn bị thật kỹ càng và đầy đủ bao nhiêu thì càng lợi thế bấy nhiêu:
1 - Đánh giá tình hình:
a - Thu thập thông tin về thị trường.
Luật pháp và tập quán buôn bán.
Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường.
Các loại thuế và chi phí.
Các nhân tố chính trị và xã hội.
Các điều kiện về khí hậu, thời tiết.
b - Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh
Đối tượng kinh doanh có thể là hàng hóa, dịch vụ, nhà đất, … cần được tìm hiểu đầy đủ những thông tin về nó, chẳng hạn:
Công dụng và đặc tính.
Xu hướng biến động cung cầu, giá cả.
Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng.
c - Thu thập thông tin đối tác
Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định.
Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép.
Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
Ví dụ: Trong đàm phán mua bán, có thể tạm chia khách hàng thành những loại sau:
Khách hàng trọng giá cả
Là khách hàng tìm cách mua với giá thấp nhất với chất lượng ở mức tối thiểu. Họ không chấp nhận giá cao hơn để đổi lấy chất lượng cao hơn.
Khách hàng trọng giá trị: Là loại khách hàng ngại chi phí cao và nhận thức rõ về sự chênh lệch chất lượng. Họ chỉ chấp nhận giá cao sau khi đã kiểm tra kỹ về chất lượng và so sánh sự chênh lệch về chi phí giữa các giải pháp thay thế.
Khách hàng trung thành: Là khách hàng thường sãn sàng đánh đổi chi phí để lấy chất lượng mà họ đã biết rõ. Họ ngại rủi ro có thể xảy ra nếu với những đối tác mới.
Khách hàng trọng tiện lợi: Là những khách hàng thích chọn nơi cung cấp tiện lợi nhất, không cần so sánh các giải pháp thay thế để tìm ra chênh lệch về chi phí và chất lượng.
d- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.
Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác.
Phân tích SWOT
Điểm mạnh: là tất cả những yếu tố thuận lợi từ bên trong cho phép ta đạt được mục tiêu, tận dụng được mọi cơ hội và tránh được các nguy cơ.
Điểm yếu: Là tất cả những yếu tố hạn chế bên trong khiến cho ta gặp khó khăn để đạt đến mục tiêu cũng như tận dụng được mọi cơ hội và tránh được những nguy cơ.
Cơ hội: là tất cả những gì xảy ra bên ngòai có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta.
Nguy cơ: Là tất cả những gì xảy ra từ bên ngòai có tác động thuận lợi đến hoạt động của ta.
2 - Đề ra mục tiêu:
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa chọn:
Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.
Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.
Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........
3 - Chuẩn bị nhân sự
+ Thành viên trong đòan đàm phán
Trưởng đòan, chuyên viên pháp lý, kỹ thuật, thương mại, phiên dịch (nếu cần)
+ Tự đánh giá:
Tự đánh giá để biết những tính cách cá nhân của từng người có lợi và bất lợi cho đàm phán
Thế nào là người đàm phán giỏi ?
Những người đàm phán trung bình chỉ nghĩ đến hiện tại, nhưng những người đàm phán giỏi thì bao giờ cũng cân nhắc đến mục đích lâu dài. Họ đưa ra nhiều gợi ý khác nhau và bao giờ cũng cân nhắc các giải pháp hai lần.
Những người đàm phán trung bình đặt ra các mục tiêu của họ một cách đơn lẻ - ví dụ "chúng tôi hy vọng sẽ nhận được giá là 2 đô la".
Những người đàm phán giỏi đặt ra các mục tiêu của họ trong một phạm vi nhất định, điều này có thể hiểu như là "chúng tôi hy vọng nhận được 2 đô la, nhưng nếu chúng tôi chỉ nhận được có 1.50 đơ la thì cũng được".Điều đó có nghĩa là người đàm phán giỏi rất linh hoạt.
Những người đàm phán giỏi không tự khố mình vào một chỗ mà điều đó có thể làm họ mất mặt nếu họ phải nhượng bộ. Những người đàm phán trung bình cố gắng thuyết phục bằng cách đưa ra thật nhiều lý lẽ. Họ sử dụng một loạt các biện pháp tranh luận khác nhau. Nhưng những người đàm phán giỏi thì không đưa ra quá nhiều lý do. Họ chỉ nhắc lại những lý do giống nhau. Họ cũng tóm tắt và cân nhắc các điểm chính, kiểm tra xem họ đã hiểu mọi thứ một cách chính xác hay chưa.
4 - Lựa chọn chiến lược, chiến thuật
4.1 - Lựa chọn kiểu chiến lược
a - Chiến lược “Cộng tác”
Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả hai bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột để chế ngự tình hình. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả 2 bên đều giữ quan điểm “thắng-thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo.
Chiến lược “Cộng tác” sử dụng tốt nhất khi:
Vấn đề rất quan trọng cần thỏa hiệp.
Mục đích là để hợp nhất những quan điểm khác nhau.
Cần sự cam kết để giải quyết công việc.
Mong muốn xây dựng hoặc duy trì mối quan hệ.
b - Chiến lược “Thỏa hiệp”
Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng-thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả 2 đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả 2 bên.Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả 2 bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít- thua ít”.
Chiến lược “Thoả hiệp” sử dụng tốt nhất khi:
Vấn đề là quan trọng nhưng không thể giải quyết được.
Mối quan hệ là quan trọng nhưng không thể hòa giải.
Các bên có sức mạnh ngang nhau cùng muốn đạt được những mục đích duy nhất.
Cần đạt được cách giải quyết tạm thời đối với những vấn đề phức tạp.
Cần tìm ra một giải pháp thích hợp vì áp lực thời gian.
Chỉ có một sự lựa chọn duy nhất chứ không có giải pháp nào khác.
c - Chiến lược “Hòa giải”
Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua- thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng.
Chiến lược “Hòa giải” sử dụng tốt nhất khi:
Nhận thấy mình sai.
Mong muốn được xem là người biết điều.
Vấn đề quan trọng hơn đối với phía bên kia.
Mong muốn tạo được tín nhiệm cho những vấn đề sau.
Muốn giảm đến mức tối thiểu thiệt hại khi ở thế yếu.
Sự hòa thuận và ổn định là quan trọng hơn.
d - Chiến lược “Kiểm sóat”:
Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng.
Chiến lược “Kiểm soát” sử dụng tốt nhất khi:
Hành động nhanh chóng, dứt khóat là vấn đề sống còn ( như trường hợp khẩn cấp).
Một vấn đề quan trọng đòi hỏi phải hành động bất thường.
Biết mình đúng.
Phía bên kia lợi dụng cơ hội của thái độ hợp tác.
e- Chiến lược “Tránh né”.
Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hòan tòan cho các bên liên quan. Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ. kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan điểm rút lui hoặc “thua-thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.
Chiến lược “tránh né” sử dụng tốt nhất khi:
Những vấn đề không quan trọng.
Có nhiều vấn đề cấp bách giải quyết khác.
Không có cơ hội đạt được mục đích khác.
Có khả năng làm xấu đi cuộc đàm phán hơn là đạt được những lợi ích.
Cần bình tĩnh và lấy lại tiến độ.
Phía bên kia có thể giải quyết xung đột có hiệu quả hơn.
Cần thời gian để thu thập thông tin.
4.2 - Lựa chọn chiến thuật
a - Địa điểm đàm phán.
Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình.
Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng.
Đàm phán ở địa điểm trung lập.
b - Thời gian đàm phán.
Lưu ý:
Cần có thời gian để giải lao.
Thời gian trống cho phép trưởng đòan và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đòan hai bên tham khảo ý kiến của nhau.
Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ).
Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết.
c - Thái độ đàm phán.
Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề. Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận.
Chỉ sử dụng khi:
Đã quen thuộc bên kia.
Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt.
Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán ngay.
Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu.
Được sử dụng khi:
Ta ở thế mạnh hơn.
Phía bên kia cần kết thúc sớm.
Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán.
Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh. Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào.
Chỉ sử dụng khi:
Phía bên kia họ mạnh hơn.
Ta đang chịu sức ép thời gian.
Ta đã có giải pháp thay thế.
