1. Tại lần họp đầu tiên
Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ.
Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.
2. Những lần gặp sau
Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.
Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.
3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc
Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên
Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp.
Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị.
4. Mục tiêu buổi họp
Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin.
Cần xác định mục tiêu buổi họp.
Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm.
5. Tần số hội họp
Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn.
Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì.
6. Tốc độ diễn biến cuộc họp
Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước.
Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay.
Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chừng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề.
Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng.
