Bắt đầu cuộc họp
Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp.
Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn.
Đặt ra những nguyên tắc cơ bản (Tiêu chuẩn):
* Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
* Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
* Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
* Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
* Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
* Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ý kiến, nhận định và chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp
* Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó.
* Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ý kiến then chốt.
* Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ý tưởng mới.
* Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques).
Ghi lại những ý tưởng và lưu ý trên một biểu đồ minh hoạ:
1. Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
2. Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
3. Sử dụng các dấu hoa thị 0 để nhấn mạnh các điểm them chốt.
4. Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ.
5. Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
6. Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư ký ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
* Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp ý kiến của mọi người.
* Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người.
* Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể.
* Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng
Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp
* Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
* Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.
* Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng của mọi người.
* Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.
* Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh, chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển.
* Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào trong lịch trình cuộc họp đã định.
* Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi người thông qua.
* Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận.
Chủ tọa
* Bạn nên chỉnh lý chương trình nghị sự và đảm bảo rằng thời gian là không bị lãng phí với từng nội dung họp hoặc các tiêu chuẩn khác khống chế thời gian thảo luận hoặc không cho phép các phát biểu dài.
* Đảm bảo rằng tất cả được cung cấp quyền như nhau để nói
Điều hành cuộc họp
* Đảm bảo rằng tất cả thành viên hiểu rằng tại lúc bắt đầu nội dung nào là được thảo luận, vấn đề cần giải quyết và các mục tiêu cần phải đạt được của cuộc họp
* Lắng nghe cẩn thận và duy trì cuộc họp tập trung về các mục tiêu của nó.
* Đơn giản hóa tất cả những phức tạp sử dụng các tóm tắt và tổng kết.
* Ngăn chặn các hiểu lầm và sự mơ hồ và cố gắng duy trì sự trong sáng trong các buổi thảo luận
* Kết thúc các thảo luận dài trước khi quá muộn.
* Cố gắng để đạt được sự mãn nguyện lẫn nhau nhưng không lãng phí toàn bộ thời gian của bạn vào các nội dung đơn lẻ
* Tại cuối của mỗi nội dung trong chương trình họp, tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.
LOAFS với các lời phê bình
* Lắng nghe nó (Listen to)
* Quan sát (Observe)
* Chấp nhận (Accept)
* Chịu đựng nó (Feel)
* Ngậm miệng 0
Điều đó giải thích tại sao chúng ta có hai tai, hai mắt và chỉ có một miệng
Thời gian trình bày
* Mục tiêu của bạn là đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia phát biểu.
* “Bẻ gãy sự im lặng”, đặc biệt là khi các thành viên là quá nhút nhát hoặc thù địch.
* Không cho phép “người cũ” làm hại “người mới”. Hãy nhớ rằng tất cả là bình đẳng.
* Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh và không cho phép các mâu thuẩn cá nhân
* Cẩn thận với những phản ánh đã đề nghị mà loại trừ nhau, chèn ép nhau. Tuy nhiên cũng có những đề nghị mà chứa đựng những mầm mống cho thành công của tương lai.
* Khuyến khích ‘người mới” nói trước và sau đó là “người cũ”
* Kết thúc với một lời phát biểu tích cực
Kết thúc cuộc họp
* Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.
* Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang “hành động”.
* Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm được.
* Lịch sự cảm ơn sự tham gia và đóng góp của mọi người trong cuộc họp
Nội dung tối thiểu cơ bản của biên bản cuộc họp:
* Thời gian, ngày, nơi họp và chủ toạ cuộc họp
* Tên của tất cả thành viên dự họp và thành viên vắng mặt (cùng với lý do vắng mặt).
* Toàn bộ các nội dung thảo luận, ra quyết định, trách nhiệm cá nhân cho các nhiệm vụ được phân công.
* Thời điểm kết thúc họp
* Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.
Tài nguyên tốt nhất cuả tư liệu và ký ức của một cuộc họp là biên bản cuộc họp, vì thế hãy dùng một ít thời gian của bạn để đảm bảo rằng chúng đã được soạn thảo thích hợp.
Những hành động tiếp theo
* Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần tiếp theo?
* Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết thúc.
* Trên cơ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính mình, bạn hãy soạn ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ ràng về cuộc họp và đừng quên đưa vào những lời bình luận, câu hỏi, phê phán, và phân tích theo chiều sâu để nâng cao chất lượng của văn bản.
* Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp, cũng như tới những nhân vật quan trọng khác trong tổ chức.
* Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.
