Tập quán thứ nhất: Đừng để trên bàn một thứ giấy tờ gì hết, trừ những giấy tờ liên quan tới vấn đề bạn đương xét.
Roland L. William, hội trưởng công ty xe lửa miền Chicago và Tây Bắc khuyên: "Đừng để giấy má chất đống trên bàn, chỉ để những giấy cần cho công việc đương làm. Vì như vậy, việc làm sẽ dễ dàng và được rành mạch hơn. Đó là bước đầu đưa tới hiệu năng".
Nếu bạn đi thăm thư viện của Quốc hội Washington, bạn sẽ thấy trên trần có sơn câu này của thi hào Pope:
"Thứ tự là công lệ đầu tiên của Tạo hoá".
Thứ tự cũng phải là công lệ thứ nhất trong công việc làm ăn nữa. Nhưng người ta có theo luật ấy không? Không. Phần đông họ để giấy má trên bàn, hàng tuần không ngó tới. ÔNg chủ bút một tờ báo ở New Orleans nói với tôi rằng người thư ký của ông một hôm dọn bàn ra được một cái máy đánh chữ mất từ hai năm!
Chỉ trông thấy cái bàn đấy những thư từ chưa phúc đáp cùng những tờ phúc bẩm, báo cáo ta cũng đã rối trí, thấy mệt óc và buồn bực rồi. Và nếu ta luôn luôn khổ trí về chỗ còn "hàng triệu việc phải làm mà chưa có thì giờ làm" thì chẳng những ta sẽ buồn bực mệt nhọc mà thôi đâu, ta còn có thể bị chứng mạch máu căng, đau tim hoặc vị ung nữa.
Bác sĩ nói "Trong khi ông kể bệnh, nhà thương kêu điện thoại gọi tôi. Đáng lẽ đáp rằng tôi còn mắc việc và lát nữa sẽ trả lời thì tôi quyết định và trả lời liền: Tôi luôn luôn giải quyết lập tức mọi vấn đề, nếu có thể được. Tôi vừa móc điện thoại lại, thì lại có người khác kêu. Cũng là một việc gấp nữa. Lần này tôi phải bàn cãi khá lâu, nhưng không vì có khách mà hoãn quyết nghị.
Lần thứ ba, một ông bạn đồng nghiệp, hỏi ý tôi về một bệnh nguy kịch... Khi đáp xong, tôi quay lại, xin lỗi vì để khách đợi lâu, nhưng khách nét mặt khác hẳn, hoan hỉ nói rằng: "Có gì mà xin lỗi, bác sĩ! Trong mười phút mới qua tôi đã tự kiếm được nguyên nhân bệnh của tôi. Tôi sẽ trở về phòng giấy xét lại cách làm việc của tôi mới được. Nhưng trước khi ra về, xin bác sĩ cho phép tôi coi ngăn kéo của ngài".
Tôi bèn mở các hộc tủ ra, các hộc đều rỗng không, trừ những giấy mực để trữ. Ông ta hỏi: "Vậy giấy tờ vè những việc bỏ dở, bác sĩ để đâu?". Tôi đáp không có việc nào bỏ dở hết. Ông ta lại hỏi đến những thư chưa đáp. Tôi trả lời: "Các thư đều phúc đáp cả rồi. Quy tắc của tôi là không để cho thư nằm đó bao giờ hết. Nhận được, tôi đọc hồi âm cho cô thư ký chép liền".
Sáu tuần sau, ông nọ mời bác sĩ lại coi phòng giấy của mình. Ông ta thấy thay đổi hẳn. Bàn giấy của ông cũng vậy, ông mở hộc tủ ra để bác sĩ thấy không có công việc nào bỏ dở và nói: "Trước đây sáu tuần, tôi có ba bàn giấy đặt tại hai phòng. Việc ngập tới cổ, mà không bao giờ làm xong được cả. Sau khi ở nhà bác sĩ về, tôi liệng cả một xe cam nhông những tờ phúc bẩm và giấy má cũ đi. Bây giờ tôi làm việc tại một bàn giấy. Việc tới làm liền và không còn thấy những đống giấy tờ bỏ dở nó trừng trừng ngó tôi, làm cho tôi buồn bực nữa. Nhưng lạ nhất là tôi đã khỏi hẳn bệnh. Bây giờ tôi mạnh khỏe lắm".
Charles Evans Hughes, trước kia làm Chánh án Toàn án tối cao Mỹ quốc nói: "Người ta không chết vì làm việc quá nhiều, mà người ta chế vì hoảng hốt và lo lắng bởi việc nhiều. Phải, lãng phí năng lực và lo lắng, vì sợ không bao giờ làm xong công việc của mình".
Tập quán thứ nhì: Việc quan trọng và gấp thì làm trước.
Henry L.Dougherty, một trong những kỹ nghệ gia quan trọng của Mỹ quốc nói rằng rất khó kiếm được một người giúp việc đủ hai năng lực dưới đây, dù người cáo cấp cũng vậy.
Hai năng lực vô giá đó là: thứ nhất, biết suy nghĩ; thứ nhì, biết thấy việc nào quan trọng thì làm trước.
Chàng "nhãi con" Charles Luckman từ nghề "cạo giấy" chỉ trong 12 năm leo lên ghế hội trưởng Công ty Pepsodent, lương mỗi năm 100.000 mỹ kim, và kiếm ngoài được hàng triệu mỹ kim nữa. Ông nói rằng thành công đó do sự tập luyện hai năng lực mà H.L Dougherty kể trên kia: "Nhớ lại thì hồi từ mới đi làm, tôi đã có thói quen dậy năm giờ sáng - vì sáng sớm tôi suy nghĩ sáng suốt hơn những lúc khác- và lập chương trình làm việc cho ngày đó, việc nào quan trọng nhất thì làm trước".
Franklin Bettger, người cừ khôi nhất của Mỹ trong giới bảo hiểm, không đợi tới năm giờ sáng lập chương trình công việc trong ngày. ÔNg lập từ đêm trước, tự hẹn mình phải bán được bao nhiêu vé bảo hiểm ngày hôm sau. Nếu hôm sau không bán được đủ số thì vé đọng lại đó sẽ cộng vào chương trình hôm sau nữa. Cứ tiếp tục như vậy hoài.
Do kinh nghiệm, tôi thấy rằng ta không thể luôn luôn theo đúng thứ tự quan trọng của từng việc được, nhưng dù sao lập một chương trình như vậy tốt hơn nhiều là gặp đâu làm đấy.
Nếu văn hào Bernard Shaw theo quy tắc ấy một cách nghiêm khắc, có lẽ ông đã thất bại trong công việc trước tác và suốt đời chỉ là thủ quỹ của một ngân hàng. Chương trình của ông là viết mỗi ngày năm trang. Chương trình ấy và sự quyết ý thi thành cho kỳ được, đã giúp ông nổi danh, năm ròng rã. CHín năm dầu có thiệt là cay đắng vì kết quả ông chỉ kiếm được có 20 mỹ kim, trung bình khoảng mọt xu một ngày!
Tập quán thứ ba: Khi gặp một vấn đề, nếu có đủ sự kiện giải quyết rồi thì phải giải quyết ngay đi, đừng hẹn tới mai.
Mông người học trò cũ của tôi, ông H.P.Howell, nay đã quá cố, nói với tôi rằn khi còn là một viên giám đốc trong uỷ ban U.S.Steel, những cuộc hội nghị của ông và các bạn đồng nghiệp thường kéo dài quá. Họ bàn cãi rất nhiều mà quyết định rất ít. Kết quả, mỗi nhân viên phải ôm từng chồng báo cáo về nhà để nghiên cứu.
Sau, ông Howell đề nghị với uỷ ban chỉ xem xét từng vần đề một, rồi quyết định ngay. Thế là hết do dự, hết để lại lần sau. Uỷ ban có thể quyết định phải kiếm thêm sự kiện nữa, hoặc làm việc ngày việc nọ, hay không làm gì hết. Nhưng mỗi vấn để đưa ra, phải quyết định rồi mới qua vấn đề khác. Kết quả thiệt lạ lùng và mỹ mãn: chương trình nghị sự rõ ràng quá, ngày nào xong việc ngày ấy. Mỗi nhân viên khỏi phải ôm từng chông báo cáo về nhà, khỏi phải khổ tâm về những vấn để chưa giải quyết.
Quy tắc đó thiệt hay, chẳng những cho Công ty U.S.Steel mà cả cho bạn và tôi nữa.
Tập quán thứ tư: học tổ chức, trao bớt quyền hành cho người dưới để có thì giờ chỉ huy, kiểm soát.
Nhiều nhà kinh doanh chết sớm vì không biết cách giao uỷ trách nhiệm cho người khác, nhất định làm lấy hết thảy mọi việc. Kết quả: bù đầu óc vì tiểu tiết, vì lộn xộn, rồi sinh ra hấp tấp, lo phiền, bực bội. Tôi biết rằng khó học được cách giao uỷ nhiệm cho người khác. Riêng tôi, toio thấy khó, khó ghê. Do kinh nghiệm, tôi cũng biết rằng giao quyền cho những người không xứng đáng tai hại lắm. Nhưng khó thì khó, kẻ hữu trách cũng phải cố theo, nếu muốn khỏi ưu tư, cáu kỉnh và mệt nhọc. Còn muốn chết sớm thì tuỳ ý.
Người nào tạo lập một hãng lớn mà không học cách tổ chức, uỷ bớt quyền, để có thì giờ chỉ huy, kiểm sát thì khoảng 50, 60 tuổi sẽ mắc bệnh đau tim và phải nghỉ việc luôn. Bạn muốn tôi kể vài thí dụ đặc biệt ư?
